会議にうんざりしたことはないですか。
今回は、会議の生産性を上げる方法を紹介します！
会議にうんざりしたことはないですか。
かくいう私は、何度もありました。
その日の、日程に会議が入っていたら、その前に仕事を急ピッチで終えてました。
なんなら、子どもの作品を持って部屋に行き、始まる直前まで見てたくらいです。
なんで、こんなことわざわざ聞かなきゃならないんだろ。
本当に集まる必要あるのか。
この時間あったら、他のことできるのに。
こんなことばっかり考えてました。
ノースカロライナ大学シャーロット校教授、組織科学、経営学、心理学を教えるスティーヴン・G・ロゲルバーグ(Steven G. Rogelberg)さんによると、無駄な会議は、やる気の低下、不満の増加、会社への忠誠心、帰属意識の低下につながると言っています。
なので、ある程度年数が経ち、自分が会議を持つ側になったときに、色々と変えました。
いきなり、全てを実行するのは難しいと思いますが、変えたいなら行動を起こすしかないと思います。
もし、あなたが会議の進行役なら、ここで紹介したことを取り入れれば、喜ばれること間違いなしでしょう！
それでは、見ていきましょう！
発言しやすい環境を整える
会議というものは、自由に意見を交換できる場でなければなりません。
もし、毎回、同じ人しか発言しないのなら、生産性はないと言えます。
発言する機会がない会議では参加する意味はありません。
また、発言しても後が怖い会議では参加する意味はありません。
個人的には、後者の会議が結構あったりします。
なので、まず、会議の意見は、相手を攻撃しているものではないことを抑えましょう。
特に反論に関しては、人格否定と受け取ってしまうことが多いため、会議での意見や発言を会議の外に持ち込まないようにすることをルールとして定めましょう。
これ、言葉に出していうのは意外と難しいです。
なので、あらかじめ紙面に書いておくのがオススメです。
そうしないと、後で人間関係のいざこざが生じたり、会議での発言を控える人が後を立ちません。
これは、本当に厄介です。
そもそも会議は意見を出すための場です。
様々な視点で、多種多様な意見をぶつかり合わせることで良い考えに辿りつくのです。
そのためには、まず自由に発言できる環境を一番に作り出さなければいけません。
そして、長いところ同じ職場にいると気がつきにくいのですが、新しく入ってきた人ほど、怯えて発言しないことが多いです。
なので、フォローが必要です。
必要な時間設定をして、サクサクと進めよう！
会議の時間を思い切って短くしましょう。
有名なパーキンソンの法則を紹介します。
これは、1955年の雑誌「エコノミスト」で取り上げられました。
パーキンソンの法則によると、「ある作業にかかる時間は、その作業のために使える時間と等しくなる」そうです。つまり、会議を長く設定すれば、その時間で終わるように進行してしまうという位ことなのです。なぜなら、その時間を最大限に使おうとするからです。逆に、短い時間で設定すれば、その時間で終わるように行動するということです。
ここからわかるのは、会議の終わり時間を設定しないのは、最も危険だということです。
また、本来短く終わる会議も長く設定されていると、時間いっぱい行ってしまうのです。
グーグルは会議時間の単位を１時間から50分とし、30分を25分に変えて、基本時間を短くしています。
また、Appleでは、ハドルと呼ばれる10~15分の会議を必ず決まった時間に開催し、必ず終わらせるようにしています。
重要なのは、会議を適切な時間に設定することです。
何も考えずにただただ決められた時間枠に当てはめるように会議を設定するのは良くありません。
とにかく、まずは思い切って１０分短く設定してみましょう。
そのうちに必要な時間がわかってくるはずです。
会議内容によってはあまりにも短いと現実味を帯びないのでその点も気をつけて設定してみてください。
私は、4時から始まる会議を、さりげなく10分遅く始めるようにしました。
時間内に終わらないかなと思ったのですが、不思議なことに、終わる時間は同じでした。
会議を短くして、喜ばれたことはありますが、実は怒られたことはありません。
会議の終了時間を守る
知っていますか。
会議が長引くことは、開始が遅れることよりも参加者にネガティブな感情を持たせてしまいます。
大事なことを言います。
会議の終了時間を過ぎてしまうと、どれだけ、良い会議であっても、参加者は悪い印象を持って帰ってしまうのです。
そのため、時間内に議題が話し終わらない場合は、次回に持ち越すことを決断しましょう。
アメリカの企業では、時間内に終了しない場合は、最後に発言をしていた人が腕立てをするペナルティを取り入れ入れているところもあるくらいです。
また、議題について話し合いが終わったら会議はサクッと終わりにしましょう。
スティーブ・ジョブスは、話し合うことが終わったと感じた瞬間、会議は即終了したそうです。
時間が余ったからと言って新しいことを話すのではなく、きっぱりと終わりにしましょう。
特に気をつけて欲しいのは、会議が概ね終わったのに、気を使って話題を伸ばすことです。
最後に意見を出していない人に意見を聞くのもやめましょう。
意見を言わない人に気を遣って意見を聞いても、十中八九ろくなことになりません！
議題が決まったら、すっぱりと終わりにしてあげることが何よりの親切です。
議題にそれる話題で何か話をしたいのであれば、一旦会議を終了してあげましょう。
私はいつも、会議が終わったら、一番はじめに部屋を出るようにしました。
なぜかは分からないのですが、「終わり！」と宣言してもみんな残るのです。
議題・アジェンダは、チームで作成する
会議に参加するとき、何をどの順番で話し合うのかを示した議題・アジェンダがありますよね。
実は、最近の研究では、アジェンダの有無自体は、会議の生産性にほとんど関係ないことがわかりました。
では、アジェンダは無くてもいいのかということではありません。
アジェンダさえ作れば良いという考えを変えたほうがいいということです。
アジェンダの作成で気をつけるべきことは、参加者の疑問がきちんと浮き彫りにされているかどうかです。
アジェンダを作成するとき、参加者の意見を事前に聞いて作ることがとても大事だということです。
アジェンダを作るときには、順番にも注意しましょう。
なぜなら、多くの時間が使われるのは決まって最初の課題です。（連絡事項は除く）
なので、もし話し合いたい重い内容があるのなら、それを最初に持ってくるのが手です。
または、議題について話し合う時間の目安を提示しましょう。
なぜかわかりませんが、会議の最初はみんなフレッシュで、意見が活発であることが多いんです。
そして、肝心の話し合いたい重要な内容を最後に持ってくると、みんなもう疲れてます。
終わる時間を気にし始めて、割とグダグダです。
心ここにあらずがよくわかるんですよね。
会議の人数を見直す
覚えておいたほうがいいことを教えます。
会議は、７人以上になると、１人増えるごとに１０%生産性が下がります。
つまり、会議は人数が多くいればいいというものではなく、適正人数があるのです。
ここで、あの有名な大手企業の会議人数を紹介します。
Googleは１０人。
アマゾンでは、ビザ２枚を食べる人数分が会議の設定人数だそうです。
ちなみに、統計では、７人が望ましいと言っています。
ただ、人数を少なくするということは、呼ばない人を作ることです。
不思議なんですが、人はミーティングが長引くなどのネガティブな意識よりもミーティングに呼ばれないことの方を嫌う傾向が強いことを明らかにしています。
ですので、これまで読んでいたミーティングに呼ぶのをやめた場合は、理由を明確に伝えましょう。
個人的ですが、この傾向は年齢が強い人ほど多いように感じます。
会議のフィードバックをする
最後に、振り返りの重要性について紹介します。
ここまで、生産性を高める方法と、大手企業の実践例を紹介してきました。
これらを取り入れることはもちろん良いです。
ただ、自分たちの会議を見直すことも大事です。
なぜか。
もしかしたら、ミーティングの問題が考えていたところと別のところにあるかもしれないからです。
また、急激な変化を起こす前には、その理由も浸透させる必要があります。
そのために欠かせないのが、フィードバック・振り返りです。
例えば、
- 雑談が多い
- 議題の資料を読む時間がない
生産性でない会議の要因は様々です。
そこで、行うべきなのが、会議終了後にすぐに終わるアンケートです。
アンケートを行い、参加者の不満の種を明らかにしましょう。
アンケートを行う方法は、Google Formがオススメです。
携帯一つでできるし、何より、デジタルで情報を集めることができます。
もちろん、このアンケートもただ、行うべきではありません。
ただでさえ、会議で時間を取られていると思っている人がいるとしましょう。
その人にとっては、このアンケートでさえ、苦痛の種となってしまいます。
だからこそ、このアンケートの趣旨は必ず説明されなければいけません。
このアンケートは、「結果の報告と会議の改善が目的」であることを明確に伝える必要があります。
振り返りを行い、問題を明らかにしたあとは、それに対して改善を行っていきます。
問題の本質を明らかにしていきましょう。
まとめ
みなさんいかがでしたでしょうか。
今回は、会議の生産性をあげる方法を紹介してきました。
全て私が実践したもので、効果があったものを紹介しています。
会議に悩まされている人がいたら、ぜひできるものから実践してみてください。
参加者の立場だったら、直してくれそうな人に、この記事を読むよう促してもらってもいいです。
開催者の立場だったら、ここに書いてあることを参考に、大胆に改変してみてはいかがでしょうか。
会議に不満を持つ人って、本当に多いと思います。
上手く使えば、あなたの評価がぐっと上がるはずです！
