急速にビジネスシーンでも使われるようになったチャット。
今回は、チャットを使う中で、ぜひ知っておきたいマナーについてまとめました。
自分の会社でチャットが利用されている人は、ぜひ最後まで読んでいってください。
ビジネスチャットでイラっとさせる３つのマナー
１−１ 無駄に長いメッセージ
ビジネスチャットには、メールの文章で使われるような定型文は必要ありません。
長文だと以下のような問題が発生します。
- 読みにくい
- 文章量が多くて、読んで理解するのに時間がかかる
そうなると、結果的にスピーディなやりとりが難しくなってしまいます。
メッセージの返信をすぐにもらうためには、他のメッセージに埋もれないような工夫が必要です。
まずは、定型文の見直しから始め、機械的なやり取りから脱却しましょう。
かしこまった定型文は入れずに、簡潔なメッセージを書く方が双方にとって良いです。
１−２ 曖昧な表現
ビジネスチャットでは、ついつい曖昧な表現をしてしまいがちです。
ですが、何を伝えたいのか分からないメッセージを相手に送ってしまうと大変です。
その結果、以下のことが起きます。
- 内容確認をするためだけの無駄なやり取りが増える。
- 正しい意図が伝わらず、相手が間違った解釈をしたまま仕事が進んでしまう。
これらは時に、業務の重大な支障につながる場合が。
これを防ぐためには、次の３つを意識すると良いでしょう。
「最初に結論を書く」
「こそあど言葉を使わない」
「曖昧な表現を避け、具体的に書く」
１−３ レスポンスが遅い
ビジネスチャットは、ビジネスメールに比べて、「レスポンスの早さ」が求められます。
そのため、注意するのは、テレワークをしているときのビジネスチャットの反応です。
ビズヒッツ代表の伊藤陽介さんによれば「反応が遅いために仕事を断られた事例」もあるとのことです。
先方にすぐ回答することが難しくても後回しにしない方がいいでしょう。
その場合は、「確認します。」と一言返信をするように。
または、「◯時までにご連絡します。」と具体的な時間を添えて返信をしましょう。
さて、ここまでは、相手を困らせる３つのマナーについて見てきました。
ここからはビジネスチャットを導入した際に陥りがちな４つの落とし穴を見て行きます。
ビジネスチャットを導入した際に陥りがちな４つの落とし穴
２−１ ルールがなく効率が下がる
チャットを導入したものの、ルールは特に作らなかった。
実は、それ危険です。
ルールがなく個人の裁量に任せていると、効率が下がってしまうことも。
例えば
- 常に反応するために通知をオンしたところ、頻繁になる通知に集中力が下がる。
- 不要なグループチャットがたまり、大量の未読マークがつく。
- タスクを作りすぎて重要なタスクが埋もれる
などなど。
チャットの使い方については自由でも使いこなせる人はそれでもいいかもしれません。
ですが、ある程度のルールがあった方が実は効率がいいのです。
ここからは、上で挙げたものを詳しく取り上げていきます。
２−２ ミュート機能を使わない
未読マークがたまっているビジネスチャット。
実は結構多いそうです。
過去に参加したもので、現在は関係ないグループ。
稀にしか参加しないグループ。
皆さんはどうですか。
そのようなグループの通知はぜひミュートにしましょう。
自分が使わないグループからの通知で気を取られているのは非効率的です。
ビジネスチャットの社内ルールを作るときは、ミュート機能も検討しましょう。
２−３ 未完了タスクをため混んでしまいがち
タスク機能は便利な機能です。
しかし、未完了のタスクが残り続けるのはよくありません。
急ぎではない資料の確認をタスクにしたまま、チェックせずに放置している。
このような未完了のタスクが増えていくと、何が起きるか。
重要なタスクが埋もれてしまうのです。
また、未完了のタスクや仕事の先延ばしが当たり前になるという悪癖もつきます。
タスクは基本的に忘れないようにするためのもの。
いつまでも残っているタスクは、別の場所に移すなどして、整理しましょう。
タスク本来の価値を失わないようにするのが大事です。
２−４ コミュニケーション不足
ビジネスチャットを導入しても、コミュニケーションが上がるわけではありません。
むしろ、機械的なやり取りや、曖昧な表現による混乱、反応の遅さが原因となり、人間関係のトラブルなんてことも。
仕事を任せられる優秀な人ほど、コミュニケーション頻度が低くなりやすい傾向もあるとか。
なぜなら、質問やアドバイスの機会がないため、チャットのやり取りが少ないからです。
だからこそ、コミュニケーションを生み出す仕組みが必要です。
必ず、チーム内で、1日一回進捗状況を送る。
チーム長はみんなの報告に返信する。
このようにして、コミュニケーションを生む仕組みを入れましょう。
３ まとめ 大事なことはこれだ
ここまで読み進めていただきありがとうございます。
今回の大事なことは以下の点です。
- チャットの文章はなるべく簡潔にしましょう。
- 曖昧な表現は避け、「自分が伝えたいこと」や「相手にして欲しいこと」を明確に。
- タスクは優先順位の高いものとそうでないものがわかるように工夫を。
- 機会的な表現だけでなく、短い中にも感情表現（！や顔文字）で気遣いを。
これさせ、注意しておけば、チャットを有効に、かつ効率的な仕事の相棒として使うことができるはずですよ！
ぜひお試しください！
