仕事の締め切り間近はいつも大慌てになってしまう。
そんな経験はありませんか。
下の項目が、一つでも当てはまっているものがある人は、ぜひ最後まで読んでください。
- 仕事が期日内に終わらないことが多い。
- 宿題が期日内に終わらないことが多い。
- 期日前はいつも必死になって終わらせている。
今回の記事を読めば、きっと締め切り前に仕事が終わるはず！
仕事が終わらない人が持つ共通点
実は…
仕事が期日内になかなか終わらない人には,あるものがないと言われています。
さて、それは何でしょうか。
それは、余裕です。
ある病院の話を紹介します。
ミズーリ州のとある病院の経営者は、手術室が足りないことで悩んでいました。
医者は、十分な数がいるのに、手術室の数が足りなくなってしまうのです。
そのため、1日の手術ができる数に限りがありました。
そこで、経営者は、通常なら行わないある大胆な方法をとったのです。
その結果
手術室の回転率が上がり、受け入れることのできる手術数が約５％増えたそうです。
何をしたのか。
それは、あえて使える手術室を常に一つ空けておくようにしたです。
なんと、使える手術室を減らすことで、逆に手術することのできる数が増えたのです。
どういうことか。
心理学には、「スラック」と呼ばれる言葉があります。
これは、持っておけばよかった」と後悔する余裕のことです。
なんと、このスラックがあるかないかで生産効率に差が生まれるのです。
実は、この病院は運ばれてくる患者に次々と対応することで、スラックがない慢性的な状態に陥っていました。
そうなると、何が起きるか。
人は他に効率的な状態があったとしても目を向けることができません。
それどころか、誤った方向であるにもかかわらず邁進してしまうのです。
実は、仕事が時間内に終わらない人もこれが原因であることが多いのです。
では、どうすればいいのか。
締め切りを守る方法
余裕を持つために必ずして欲しいことは、まず全体を見通すことです。
どのくらい時間がかかるのかを把握しましょう。
そして、それを考えた上で次の行動に移しましょう。
- だいたい、どのくらいの時間が必要なのか
- 自分の力だけでできることなのか
そうすることで、見通しを持って計画を立てることができ、余裕を持った状態で仕事に臨むことが出来ます。
ここからは、中島聡さんのロケットスタート術を参考に締め切りを守る方法を紹介します。
中島聡さんは、世界を一変させたWindows95の設計・思想を生み出した伝説の日本人・元マイクロソフトのプログラマーです。
ラストスパートに頼らない
冒頭に述べたように、余裕があることが大事。
ラストスパートはNG、諸悪の根源です。
なぜなら、この状態は余裕がないからです。
締め切り間際のパフォーマンスは心理的にも追い詰められ良いものではありません。
本来なら気づける細かいミスに気づくことができません。
徹夜してまで完成させた仕事に質はついてこないことを覚えましょう。
100％にこだわらない
100％のものを目指すと完成しません。
１００％のものを作ったとしても、それが１００％であることはほぼないそうです。
人は直前になればなるほど、自分の作品や仕事に不安を覚えます。
ここで、１００％を目指そうとすると、最後までたどりつきません。
それよりも、ひとまず完成させることが大事です。
スマホのアプリをイメージしてください。
リリース後に、何回も修正やアップデートを繰り返しているものがほとんどです。
それと同じです。
まずは、作り上げることが大事で、細かい修正はその後に行います。
最初から完璧なものなど作れないですし、リリースしないとわからないことだってあるのです。
Windows95も発売当時は3500のバグを残していたそうです。
もちろん、致命的なバグは修正していたとのことですが、驚きの数字ではないでしょうか。
質を追い求めることも大事ですが、それよりも大事なのは時間です。
細かいところから始めない
全ての仕事はやり直しになる！
こう思って仕事をする方がいいそうです！
細部にこだわって、満足の行くものができたとしても、その先の過程で、全体に関わる軌道修正が入ることがあります。
そうなると、こだわって作った細部に意味はありません。
そんなことがしょっちゅうあります。
だからこそ、まずは仕事の全体像を作り上げることが大事です。
いわゆる試作品です。
いかに、考えを目に見える形に早い段階でできるか、それを意識することが大事です。
彫刻をイメージしてください。
人物を作り上げるときに眉毛から彫る人はいないですよね。
まずは、全体の形を決めます。
なぜなら、眉毛がいかに上手くできても全体の形ができていないのなら、やり直しになる可能性は大きいのです。
これと同じです。
大事なのは細部ではなくまずは全体図や試作となるプロトタイプを作ることです。
中島さんの秘訣「ロケットスタート時間術」を真似る
仕事ができない原因がわかりましたね。
❶仕事にかかる時間の見積もりが立てられていない。
❷見積もりを立てる上で大事な全体像が見えていない。
これを防ぐには、できるだけ早く全体像を形にして、そこから見積もりを立てることです。
そこで、登場するのが、中島聡さんの「ロケットスタート時間術」
ロケットスタート術をマスターすれば、怖いもの無しです！
ここでは、「10日」の仕事が割り当てられた場合の中島さんの時間術を見ましょう。
①「まずはどれくらいかかるかやってみるので、スケジュールの割り出しのために2日ください」と答えてから仕事に取り掛かる。
②その2日をロケットスタート期間として使い、2日で「ほぼ完成」まで持っていく。
③万が一、その2日で「ほぼ完成」まで持っていけなかった場合、これを聞き的な状況と認識してスケジュールの見直し交渉をする。
ここで、一番難しいのは、②ではないでしょうか。
どうやって、ほぼ完成まで作り上げて行くのか。
中島さんがしていることはシンプルです。
「ロケットスタート期間中は他の仕事を一切入れない」
期間中は、Facebook、メールも返さないそうです。
不本意に時間を取られかねないものは、全てシャットアウトするそうです。
それぐらい集中して一気に取り掛かり、仕上げるそうです。
まとめ
・全ての仕事をスタートダッシュでこなして、絶対に終えられる納期を導き出す。
・最初の２割の期間を「見積もり期間」としてもらい、実際には、仕事量の８割を終える
・最初の２割の期間で８割の仕事ができなかったら、期限を伸ばしてもらう
いつも、時間ギリギリに仕事が終わって、落ち着かない人はこの方法を試して見てくださいね。
今回紹介した中島聡さんの「ロケットスタート術」について、詳しく知りたい人は、下記を参考に。
